Een volle agenda zegt nog niet of je werkweek bij je past

Je agenda kan vol staan met precies het werk dat je minder wilt doen. Dat klinkt tegenstrijdig, want een volle agenda geldt in veel praktijken als bewijs dat het goed gaat. Toch zegt het totaal aantal afspraken niets over wanneer je werkt, en dat bepaalt voor een groot deel hoe je werkweek aanvoelt.

In dit artikel leg ik uit hoe je als massagetherapeut je afspraken verdeelt over gewenste en ongewenste werkmomenten, waarom meer klanten en een beter passende agenda twee verschillende doelen zijn, en hoe je je beschikbaarheid zo inricht dat je klantenwerving je eigen keuzes ondersteunt.

Kernpunten in het kort

• Het totaal aantal boekingen beantwoordt de vraag niet of je werkweek bij je past; de verdeling doet dat wel.

• Meer klanten en een beter passende agenda zijn verschillende doelen.

• Bestaande afspraken respecteer je; nieuwe aanvragen beoordeel je binnen je gekozen beschikbaarheid.

• Het voorbeeld in dit artikel is hypothetisch en geen belofte dat klanten naar andere uren zullen verschuiven.

Een hypothetisch voorbeeld: meer boekingen, dezelfde werkweek

Stel: je wilt minder avonden behandelen. Maar de nieuwe afspraken komen vooral 's avonds binnen.

Dan heb je meer boekingen, maar je werkweek verandert niet zoals je wilde. Misschien werk je zelfs méér avonden dan voorheen.

Dit is een fictief scenario, maar het laat iets herkenbaars zien. Wie alleen naar het totaal kijkt, ziet groei. Wie naar de verdeling kijkt, ziet dat die groei misschien niet de richting op gaat die je zelf had gekozen.

Kijk naar de verdeling, niet alleen naar het totaal

Maak een eenvoudig overzicht van je afspraken over een aaneengesloten periode, bijvoorbeeld de afgelopen acht tot twaalf weken. Verdeel ze in twee groepen:

1. Momenten die je wilt behouden. Bijvoorbeeld doordeweekse middagen of een vaste dag per week.

2. Momenten die je wilt afbouwen. Bijvoorbeeld late avonden of weekenden.

Stel jezelf dan twee vragen:

• Hoeveel afspraken vallen op de momenten die ik wil behouden?

• Hoeveel afspraken vallen op de momenten die ik wil afbouwen?

Vergelijk daarna ook met wat je beschikbaar stelde. Tien afspraken op twintig beschikbare uren zijn iets anders dan tien op twaalf. Zo voorkom je dat je een gevulde agenda verwart met een passende agenda.

Wil je minder avondwerk?

Begin bij je beschikbaarheid

Als je minder avonden wilt werken, hoef je niet te wachten tot je agenda vanzelf verandert. Je kunt het in stappen aanpakken:

1. Bepaal hoeveel avonden je nog aanbiedt. Misschien nul, misschien één.

2. Zet je gewenste uren duidelijk in je boekingssysteem. Wat daar open staat, kan geboekt worden.

3. Laat je communicatie aansluiten. Je website, je berichten en je antwoorden moeten hetzelfde zeggen als je agenda.

4. Respecteer bestaande afspraken. Een nieuwe beschikbaarheid geldt voor nieuwe aanvragen, niet als reden om bestaande klanten te laten vallen.

5. Beoordeel nieuwe aanvragen binnen je gekozen uren. Niet elke aanvraag hoeft in je agenda te passen.

Dit maakt je werkweek niet automatisch rustiger en het is geen garantie dat klanten andere tijdstippen gaan kiezen. Het is wel een manier om je eigen keuze zichtbaar te maken in plaats van dat je agenda die keuze voor je invult.

Meer klanten en een beter passende agenda zijn twee doelen

Veel zakelijke vragen van massagetherapeuten beginnen met "hoe krijg ik meer klanten?". Dat is een legitieme vraag, maar het is niet altijd de vraag die je werkweek verbetert. Vraag jezelf eerst wat je wilt veranderen:

• Lege uren invullen: kijk welke uren je beschikbaar hebt en welke afspraken daar passen.

• Minder avondwerk: kijk naar je beschikbaarheid en de verdeling van je boekingen.

• Een rustigere werkweek: kijk naar het totaal aan werktijd, inclusief voorbereiding, administratie en communicatie.

Een hoger aantal boekingen vertelt je niet automatisch of je gekozen doel dichterbij komt. Kies daarom één doel en bepaal welk gegeven je volgt.

Zo pas je dit toe in je eigen praktijk

1. Exporteer of noteer je afspraken van de afgelopen weken.

2. Markeer wat op gewenste en ongewenste momenten valt.

3. Vergelijk met je beschikbare uren.

4. Beslis welke tijden je wilt aanbieden en pas je boekingssysteem en communicatie aan.

5. Bekijk na een aantal weken opnieuw of de verdeling beter bij je past, en noteer andere veranderingen die kunnen meespelen, zoals vakantie of een aangepast aanbod.

Een verschil in de verdeling bewijst niet dat één bepaalde aanpassing de oorzaak was. Gebruik het als informatie, niet als bewijs.

Veelgestelde vragen

Is een volle agenda niet gewoon een teken dat het goed gaat? Een volle agenda zegt dat er vraag is. Het zegt niet of die afspraken op de momenten vallen die je wilt werken, en ook niet wat ze opleveren ten opzichte van je totale werktijd.

Hoe kan ik minder avondwerk aanbieden als massagetherapeut? Bepaal hoeveel avonden je nog wilt behandelen, zet alleen die uren open in je boekingssysteem en laat je website en antwoorden daarop aansluiten. Bestaande afspraken blijven staan; het gaat om nieuwe aanvragen.

Moet ik elke aanvraag voor een avondafspraak accepteren? Nee. Je beschikbaarheid is een zakelijke keuze. Je kunt vriendelijk aangeven op welke momenten je wel behandelt.

Hoe weet ik of meer klanten wat oplossen? Kies eerst wat je wilt verbeteren: meer afspraken op bepaalde momenten, meer inkomen of een minder geconcentreerd klantenbestand. Meer boekingen in totaal beantwoorden die vraag niet altijd.

Verschuiven klanten vanzelf naar andere uren als ik mijn beschikbaarheid aanpas? Dat kan ik niet beloven. Sommige klanten passen zich aan, anderen niet. Het voorbeeld in dit artikel is hypothetisch.

Een volle massageagenda is goed nieuws als de uren bij je passen. Kijk daarom niet alleen naar hoeveel je werkt, maar vooral naar wanneer. Zo wordt je beschikbaarheid een bewuste keuze in plaats van een bijproduct van je klantenwerving.

Dit artikel is bedoeld voor actieve massagetherapeuten en geeft geen persoonlijk financieel of juridisch advies.